PENILAIAN PRESTASI PEKERJA

Definisi Penilaian Prestasi

Terdapat beberapa istilah yang digunakan selain daripada istilah penilaian prestasi. Walau bagaimanapun istilahnya , ia mempunyai asas dan tujuan serta pengertian yang sama . Antara istilah-istilah lain yang di gunakan ialah merit rating, staff appraisal, performance evaluation, efficiency report, employee appraisal dan performance review.

Mengikut James A . F . Stoner (1987) penilaian prestasi merujuk kapada proses penyampaian maklumbalas kepada pekerja secara berterusan tentang bagaimana mereka menjalankan tugas untuk organisasi. Pekerja yang dinilai hendaklah diberitahu secara lisan atau bertulis berkenaan dengan prestasinya sepanjang jangkamasa kajian itu. Mc Gregor (1960) pula berpendapat bahawa penilaian prestasi selalunya dipandang sebagai suatu bentuk teknik pentadbiran personel, di mana ia digunakan untuk tujuan pentadbiran, ia menjadi sebahagian dari strategi pengurusan yang umumnya bertujuan untuk mengarahkan pekerja supaya menunjukkan usaha ke arah mencapai matlamat organisasi.

Penilaian prestasi bermaksud penyemakan sistem secara formal dan penilaian berkala ke atas prestasi kerja individu atau kumpulan (Mondy, R. W. , Noe , R.M & Premeaux, S.R , 2002) . Manakala Dale (1970) pula menyatakan penilaian yang sistematik dilakukan ke atas seseorang individu berkaitan prestasi pekerjaan dan potensinya. Definisi ini adalah sesuai dengan pendekatan penilaian prestasi dalam industri moden masa kini kerana keputusan pencapaian digunakan untuk tujuan pembangunan.

Sesuatu program penilaian prestasi yang berkesan dapat mencapai matlamat organisasi dengan melibatkan setiap pekerja ke dalam suatu program pembangunan yang berterusan. Program ini kemudiannya dicipta dan diterima bersama oleh pihak pekerja dan penyelia. Dengan mengadakan program yang berterusan dan berkesan ia akan mempertingkatkan keupayaan seseorang penyelia menilai orang bawahannya dengan tepat. Dengan yang demikian keputusan mengenai kenaikan gaji, pengesahan jawatan, pangkat dan pengagihan tugas dan sebagainya akan menjadi lebih mudah dan tidak memeranjatkan serta mengecewakan pekerja. Ini kerana pekerja mengetahui kedudukan dan apa yang diharap dan dijangkakan oleh mereka daripada pekerjaannya.

Oleh yang demikian program dan proses penilaian prestasi bukanlah sesuatu program yang boleh diambil mudah . Ia memerlukan kerjasama dari semua peringkat dalam sesebuah organisasi. Ia perlu diterima, difahami dan dikendalikan dengan penuh dedikasi, kejujuran dan keikhlasan oleh semua yang terlibat seperti penyelia, jabatan personel dan pekerja yang mana mereka perlu mempunyai keyakinan penuh dalam keberkesanan dan kebaikan sistem tersebut .

Tujuan Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu organisasi untuk merancang masa depannya yang berkaitan dengan faktor-faktor kemanusiaan. Menurut Mondy dan Noe (Mondy, 1990) penilaian prestasi adalah bertujuan sepertimana berikut :

a. Perancangan Sumber Manusia

Dengan adanya sistem penilaian prestasi yang bersistematik , pihak pengurusan dapat mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja. Ia juga akan membantu menentukan keupayaan dan kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu kerja di samping dapat mengenalpasti kekuatan dan kelemahan ahli-ahli dalam organisasi.

b. Pengambilan dan Pemilihan

Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan-ramalan dibuat mengenai prestasi calon-calon yang memohon untuk bekerja dalam sesebuah organisasi. Penilaian prestasi yang dibuat ke atas pekerja yang sedia ada membolehkan pengurus membuat ramalan tentang kebolehan calon-calon yang datang dari latarbelakang pendidikan yang sama / berbeza atau dari pusat-pusat pengajian tinggi yang sama / berbeza dengan pekerja-pekerja yang telah sedia ada.

c. Pembangunan Sumber Manusia

Penilaian prestasi juga seharusnya dapat menunjukkan kapada pengurus keperluan-keperluan tertentu terhadap latihan, pembelajaran dan perkembangan diri seseorang pekerja. Selaras dengan ini pihak pengurus dapat merancangkan program-program untuk meningkatkan prestasi dan mengurangkan kelemahan pekerja dan jabatan.

d. Perkembangan Kerjaya

Data yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh menolong para pengurus mengenalpasti dan membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan pekerja mereka . Berasaskan data-data ini mereka boleh membimbing dan menolong pekerja memperkembangkan dan melaksanakan rancangan-rancangan kemajuan kerjaya mereka .

e. Program Yang Berkaitan Ganjaran

Penilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus membuat keputusan bagi memberikan ganjaran kapada kakitangan. Sisitem penilaian prestasi yang baik boleh mendorong kakitangan untuk terus berusaha sebaik mungkin atas kepercayaan bahawa semakin baik mereka bekerja, maka semakin tinggi jumlah ganjaran yang akan diperolehi. Sistem penilaian yang baik juga boleh mendorong kakitangan yang lemah untuk mengubah sikap dan bergerak setanding serta boleh ditukar dengan rakan mereka yang berprestasi tinggi. Untuk menggalakkan prestasi yang baik maka ganjaran yang berasaskan prestasi adalah perlu diaplikasikan.

f. Perhubungan Dalaman Pekerja

Di dalam perkara ini , data-data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah berguna bagi proses-proses menentukan pekerja-pekerja yang manakah boleh dinaikkan pangkat, turun pangkat, ditamatkan perkhidmatan atau di tukarkan. Jika data-data ini menunjukkan kepada pengurus, kebolehan seseorang pekerja itu melakukan kerja-kerja lain dalam tahap yang sama, maka pekerja tersebut boleh ditukar jika perlu. Ataupun jika data tersebut menunjukkan prestasi yang memuaskan maka ianya berguna untuk proses kenaikan pangkat. Jika didapati seseorang itu berprestasi rendah maka kemungkinnan ia akan terlibat di dalam proses “Lay out” dan sebagainya.

g. Menilai Potensi Pekerja

Kebanyakan organisasi menilai kebolehan pekerjanya berdasarkan kejayaan di masa-masa lalu . Bagaimanapun langkah ini kurang bijak kerana kemungkinan seseorang yang menunjukkan potensi yang baik dalam sesuatu kerja, tidak semestinya berjaya atau menunjukkan pestasi yang cemerlang di dalam kerja-kerja yang lain. Oleh itu sistem penilaian prestasi yang boleh memberi fokus kepada prestasi pekerja di masa hadapan, dapat mengenalpasti pekerja-pekerja yang berpotensi dan mempunyai harapan untuk meningkat serta mengekalkan prestasi kerjanya di dalam kerja yang baru (H . Patten , 1982).

Rujukan : http://eprints.utm.my/6415/1/NoryantiHussinMFSKSM2007TTT.pdf

Penilaian prestasi secara online

Menurut Profesor Sir Wayne Cascio, penilaian prestasi penilaian yang sistematik menilai kekuatan kerja seorang pekerja yang relevan dan kelemahan. Dalam penilaian prestasi, merit pekerja seperti inisiatif, sistematik, kesetiaan, personaliti dibandingkan dengan orang lain. Kemudian setiap pekerja ini diberi tahap atau kedudukan penilaian seperti Rank Pertama, Peringkat Kedua, dan sebagainya. Jadi, jika pekerja mempunyai kadar kehadiran yang terbaik, maka dia diberi Rank Pertama hadir dan sebagainya.

Hari ini, penilaian prestasi banyak dilakukan secara talian (online) merujuk kepada penggunaan teknologi untuk memantau prestasi pekerja. Banyak organisasi di seluruh dunia menggabungkan penggunaan pelbagai teknologi maju untuk semua fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia di semua peringkat termasuklah penilaian prestasi. Sistem elektronik dan berkomputer digunakan untuk memantau dan menilai prestasi pekerja.

Konsep pengurusan prestasi secara elektronik telah trend terkini dalam pengawasan prestasi di kebanyakkan negara maju di mana hampir setiap kerja mempunyai potensi yang dipantau secara dalam talian. Organisasi yang mempunyai teknologi dan perisian terkini berkemampuan untuk menyokong penilaian yang komprehensif, kualitatif, dan subjektif prestasi individu.

Antara tujuan utama untuk mengamalkan pemantauan prestasi online adalah dapat meningkatkan meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja, menjalankan penilaian secara subjektif, mengawal kos dalaman dan membantu dalam keselamatan maklumat organisasi. Namun begitu, sistem penilaian prestasi dilihat mencapai keberkesanan apabila pekerja diajar dengan jelas tentang sistem, penglibatan pekerja dalam perlaksanaan, mengambilkira cadangan dan pembaharuan dalam mereka bentuk sistem, tidak bergantung sepenuhnya kepada sistem dan yang paling penting sokongan dari komunikasi antara pengurus dan pekerja.

Kaedah Penilaian Prestasi

Lumrahnya, semua pekerja dalam organisasi dinilai prestasi mereka setiap tahun bagi melihat sejauh mana kemajuan yang telah mereka capai. Perbandingan dan penilaian prestasi pekerja perlu dilakukan iaitu dengan cara membandingkan prestasi pekerja individu dengan piawai atau objektif yang telah ditentukan oleh syarikat. Pekerja boleh memperolehi faedah dari penilaian prestasi yang dilakukan oleh syarikat di mana jika prestasi yang ditunjukkan adalah baik, pasti syarikat akan menyediakan imbuhan atau ganjaran yang sewajarnya dengan prestasi yang telah ditunjukkan itu. Jika prestasi yang ditunjukkan oleh pekerja adalah kurang baik maka tindakan pihak pengurusan adalah dengan melakukan pembetulan terhadap kelemahan pekerja itu sendiri dengan cara yang sewajarnya.

Terdapat dua kaedah penilaian prestasi iaitu kaedah traditional dan modern, ia bergantung bagaimana pengurus sumber manusia menggunakan jenis penilaian kepada pekerja dalam organisasi :

Rujukan : http://blog.tribehr.com/bid/84387/Performance-Appraisals-Online-or-Traditional dan www.appraisal-smart.com/online-performance-appraisals.htm

Proses Penilaian Prestasi

Proses penilaian prestasi bermula dengan mengenalpasti tujuan utama penilaian itu diadakan. Tujuan ini untuk pembangunan sumber manusia atau mungkin fokus terhadap aspek pentadbiran. Apabila mengenalpasti tujuan ini maka satu penilaian yang spesifik bolehlah dibentuk dan tahap (standard ) pencapaian akan ditentukan. Selepas mengenalpasti tujuan penilaian ini, maka para pekerja hendaklah diberitahu tahap pencapaian yang harus dicapai oleh mereka. Perkara ini boleh dibuat melalui kajian-kajian terhadap analisa kerja dan spesifikasi tugas.

Apabila pekerja mengetahui tahap mana yang harus dicapai, maka pengurus atau penyelia akan membuat pemerhatian ke atas pencapaian kerja. Kemudian akan menilai dengan membandingkan dengan tahap kerja yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Selepas penilaian dihantar, hasilnya akan diberitahu kapada para pekerja samada mereka telah mencapai tahap yang dikehendaki. Di samping itu juga penyelia hendaklah menekankan semula keperluan-keperluan kerja kepada pekerja dengan harapan pekerja akan dapat memperbaiki sebarang kelemahan yang berlaku. ( Mondy , 1990).

Satu contoh yang menjelaskan proses penilaian prestasi dalam perkhidmatan awam melalui perlaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM) yang berasaskan kepada sistem peningkatan kompetensi. Sistem ini dilaksanakan di kebanyakkan jabatan-jabatan kerajaan sama ada pada peringkat persekutuan atau negeri dan juga diguna pakai oleh sebahagian besar badan-badan berkanun dan majlis perbandaran tempatan. Penilaian prestasi di dalam SSM adalah berasaskan yang terdapat di dalam Sistem Saraan Baru (SSB) iaitu satu proses yang berterusan dan melibatkan satu kitaran proses yang dapat dilihat seperti pada rajah :-

Rujukan : http://eprints.utm.my/8414/1/8414.pdf

Peter Mc Williams : Fikiran positif (keseronokan, kegembiraan, kepuasan, pencapaian, jati diri) membawa kepada kesan positif (semangat, ketenangan, kesejahteraan, ketenteraman jiwa, tenaga, kasih sayang). Fikiran negatif (penilaian diri, rendah diri, kecurigaan, kebencian, ketakutan) menghasilkan kesan negatif (ketegangan perasaan, kebimbangan, pengasingan, kemarahan, keletihan).

LATIHAN DAN PEMBANGUNAN (1)

Terma & Istilah

Latihan

Umum sedia maklum tentang pengertian latihan dari pelbagai perspektif. Istilah latihan sering ditafsirkan sebagai aktiviti pemindahan maklumat dari golongan yang berkepakaran kepada pekerja (untuk meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan –KSA pelajar) supaya pekerja boleh menjalankan tugas atau kerja semasa dengan lebih baik. Latihan boleh berlaku pada bila-bila masa, di mana-mana tempat atau keadaan tertentu samada secara formal atau tidak formal.

Pembelajaran

Biasanya, pembelajaran dilihat sebagai meningkatkan pengetahuan seseorang, pemahaman atau kemahiran. Sesetengah pendapat, melihat pembelajaran sebagai tambahan kepada kesedaran pengetahuan dan kemahiran tidak kurang juga pendapat menyatakan pembelajaran sebagai keupayaan untuk melaksanakan salah satu tahap peningkatan. Adalah penting untuk difahami bahawa pembelajaran adalah lebih daripada mengumpul maklumat - lebih daripada mengumpul rujukan pada buku-buku, tetapi satu cara proses pembelajaran adalah berlaku penerimaan dan maklumbalas dalam meningkatkan pemahaman. Bergantung kepada keperluan pelajar, pengetahuan ditukarkan kepada kemahiran, iaitu mengetahui bagaimana untuk mengaplikasikan pengetahuan bagi mendapatkan sesuatu yang dilakukan dengan menggunakan sebaik-baiknya kemahiran yang diperolehi untuk tugas-tugas dan amalan yang paling sesuai dalam organisasi, supaya menghasilkan kebekersanan prestasi kerja.

Pendidikan

Istilah utama dalam latihan pekerja yang paling umum. Beberapa pendapat menyatakan pendidikan secara profesional menunjukkan pencapaian konteks peribadi dan pemahaman dunia, bahawa kehidupan seseorang dan sebahagian besar kerjayanya dipertingkatkan, contohnya, "Pergilah mendapatkan pendidikan." Ada juga yang melihat istilah sebagai pembelajaran yang diperlukan untuk mencapai satu tugas yang baru atau kerja.

Pembangunan

Istilah ini sering dilihat sebagai satu set yang luas, dan aktiviti berterusan untuk membawa seseorang pekerja atau sesebuah organisasi sehingga ke tingkat prestasi yang maksimum. Pembangunan dijalankan dengan pelbagai kaedah, contohnya penghalaan tentang peranan, latihan dalam pelbagai bidang, latihan berterusan pada kerja, latihan, bimbingan dan bentuk pembangunan diri. Sesetengah pandangan mendefinisikan pembangunan sebagai matlamat dan pengalaman sepanjang hayat.

Latihan & pembangunan (L & P) merupakan bahagian terbesar dlm aktiviti pembangunan sumber manusia. Ia adalah proses sistematik bagi peningkatan pengetahuan & kepakaran berkaitan kerja di kalangan pekerja untuk meningkatkan prestasi dan membangunankan organisasi.

Hari ini, istilah latihan dan pembangunan banyak dirujuk sebagai pembelajaran dan pembangunan adalah salah satu aspek-aspek yang paling penting kehidupan dan kerjaya. Kebanyakkan orang melihat latihan sebagai satu aktiviti yang mengeluarkan hasil atau hasil pembelajaran manakala pembelajaran lazimnya dilihat sebagai pengetahuan baru, kemahiran dan kecekapan atau kebolehan. Latihan dalam organisasi biasanya dijalankan secara formal walaupun pembelajaran boleh berlaku secara tidak formal. Latihan formal memerlukan tatacara yang tersusun bagi membolehkan proses pembelajaran berlaku dengan berkesan manakala pembelajaran tidak formal tidak memerlukan perancangan.

Rujukan : http://www.ukm.my/~jkom/journal/pdf_files/2001/V17_6.pdf dan

http://jhcd.utem.edu.my/index2.php?option=com_docman&task=doc_view&gid=12&Itemid=80

Faedah Latihan dan Pembangunan Pekerja

Perancangan latihan yang berkesan dapat membantu organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan. Hasil aktiviti latihan yang dijalankan memberi manfaat bukan sahaja kepada pekerja tetapi keseluruhan organisasi.

Rujukan : http://traininganddevelopment.naukrihub.com/training.html

Kitaran Latihan

Latihan direka untuk menyediakan pekerja dengan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan dalam melaksanakan kerja mereka. Ianya merupakan segala usaha yang dilakukan oleh organisasi untuk meningkatkan kemampuan seseorang pekerja dalam melaksanakan tugasnya. Organisasi perlu bersedia dengan cabaran yang terpaksa dihadapi seperti kemahiran yang ada pada pekerja itu sendiri, Adakah pekerja mempunyai kemahiran yang secukupnya bagi melaksanakan tugas seharian dan jika kemahiran pekerja berada ditahap yang minima, Apakah tindakan yang perlu disyorkan oleh PSM kepada pihak pengurusan syarikat?. Adakah pekerja tersebut perlu dihantar menjalani latihan bagi menambahkan kemahiran samada dengan cara menyambung pelajaran di bidang yang berkaitan dengan bidang tugas pekerja tersebut dan sebagainya?.

PSM perlulah merancang dan menyediakan pelan latihan bagi para pekerja agar syarikat senantiasa berada dalam keadaan siap sedia menghadapi sebarang kemungkinan dan berupaya untuk menghasilkan pekerja yang berkeupayaan untuk melaksanakan tugas dengan kemahiran dan latihan yang diperolehi. Bagi menyediakan syarikat yang berdaya saing, syarikat hendaklah memastikan bahawa setiap pekerja mempunyai latihan yang cukup, tetapi kadangkala timbul persoalan tentang “Apakah jenis latihan yang diperlukan?”.

Rujukan : http://www.bagtravelluggage.com/training-and-development/